Vous venez tout juste de vous lancer en affaires et imaginons que pour l’instant, les clients ne se bousculent pas vraiment à votre porte. Vous surveillez fébrilement le nombre de visites sur votre site Internet ainsi qu’une batterie d’indicateurs de Google Analytics afin de comprendre pourquoi est-ce que votre téléphone n’est pas en train de vibrer au point de tomber du bureau. Nouveau « f5 » sur la page ouverte de votre boîte de réception professionnelle et votre cœur s’arrête : un message vient d’entrer. Vous le lisez avec excitation : le client a parcouru rapidement votre site, il semble intéressé par votre offre de services, mais il aurait besoin de renseignements additionnels. Ce dont vous avez besoin, en revanche, c’est de rédiger le mail idéal pour convaincre ce premier prospect que vous êtes une personne professionnelle avec laquelle il devrait faire affaire.
Le corps
Il va sans dire que vous connaissez les réponses aux questions posées par ce client potentiel et / ou que vous êtes en mesure de résumer adéquatement l’ensemble des services que vous proposez dans un mail relativement court. Toutefois, lors d’un premier contact d’affaires, la forme est au moins aussi importante que le fond, dans bien des cas. Commençons par le titre. Il est court (5 à 7 mots, en règle générale), clair et sans ambiguïté. Dans le cas qui nous occupe, plutôt que de cliquer sur la touche « Répondre », composer un nouveau mail qui aura pour objet « Réponse à votre demande de renseignements ». Pour ce qui est du corps du texte, commencez par une formule d’appel standard (Madame et Monsieur sont des valeurs sûres) et privilégiez la précision au style, ainsi que la concision à l’exhaustivité. Vos phrases sont courtes et informatives, gardez votre humour dans votre manche jusqu’à nouvel ordre. Concluez avec une formule de politesse qui implique des salutations, du respect ou du respectueusement, des distingués par-ci et par-là, et tout devrait bien aller. Vous trouvez ça froid et impersonnel ? Votre destinataire ne s’enrhumera pas par votre faute et appréciera que vous vous adressiez à lui de manière courtoise, peu importe le ton qu’il a employé dans son propre message. Il est le donneur d’ouvrage et vous le fournisseur de services, ne mélangez pas tout. S’il devient un habitué ou s’il vous mentionne explicitement qu’il est confortable avec une certaine familiarité, vous pourrez alors passez au tutoiement et vous relâcher un peu sur la forme.
Le ton
Dans les communications écrites, il y a la forme, le fond et le ton. Vous voulez sembler professionnel, pas hautain, et ajuster son niveau de langage est un effort qui va dans les deux sens. À moins que vous n’offriez spécifiquement des services liés à la rédaction (et même là…), inutile de sortir un dictionnaire pour rechercher les synonymes les moins courants de tous les termes que vous voulez employer ou de composer des phrases qui donnent mal à la tête. À titre d’exemple, si vous pensez que vous êtes « un érudit de la langue de Molière, sagace, dont la plume agile et prompte fait se pâmer ceux et celles qui ont l’insigne honneur de contempler sa production, laquelle se monnaye d’ailleurs contre une rémunération à faire pâlir d’envie les manants qui osent prétendre pratiquer le même métier » (rien de moins), il y a de bonnes chances pour que vous soyez également « un rédacteur expérimenté et polyvalent, à l’aise avec les échéanciers serrés et qui offre des tarifs très concurrentiels ». Cette dernière formulation – si elle est vraie – devrait vous permettre de décrocher des contrats intéressants en un rien de temps. La première, en revanche, risque de vous laisser beaucoup de temps en tête à tête avec votre plume « agile » et « prompte ».
Professionnalisme, précision, concision / simplicité et dosage de ton feront de vous un interlocuteur auquel clients et associés prendront plaisir à écrire. Et qui sait, vous n’êtes peut-être qu’à un mail de votre premier / prochain contrat.
